RH & SIRH · Conformité
Affichages et registres obligatoires en entreprise : sécurisez vos obligations RH
MRH Antilles vous accompagne dans l’identification, la mise à jour et le suivi de vos affichages et registres obligatoires.
Les obligations sociales et réglementaires de l’employeur ne se limitent pas à la gestion de la paie et des contrats de travail. Elles concernent également les informations à communiquer aux salariés, les documents à tenir à disposition de l’inspection du travail et les registres à conserver au sein de l’entreprise.
Pour vous aider à respecter vos obligations, MRH Antilles vous propose un accompagnement adapté à votre entreprise, à votre effectif et à votre organisation.
Vous souhaitez faire le point sur vos obligations ?
Qui est concerné ?
Qui est concerné par les obligations d’affichage et de tenue des registres ?
Toutes les entreprises employant des salariés sont concernées par des obligations d’information et de conservation de documents. Leur nature varie notamment selon l’effectif, l’activité exercée, les risques professionnels et la situation de l’entreprise.
Il n’existe donc pas une liste unique de documents applicable à toutes les structures.
Moins de 11 salariés
Même les petites entreprises doivent respecter plusieurs obligations, notamment en matière d’information des salariés, de santé et de sécurité au travail et de tenue du registre unique du personnel dès l’embauche du premier salarié.
De 11 à 49 salariés
À ces obligations s’ajoutent notamment celles liées à la mise en place du comité social et économique (CSE), lorsque les conditions légales sont réunies, ainsi que les informations et documents correspondant à leur organisation.
50 salariés et plus
D’autres obligations peuvent s’appliquer, notamment la mise en place du règlement intérieur lorsque les conditions d’effectif et de durée sont réunies, ainsi que des formalités supplémentaires relatives à l’organisation du travail et au fonctionnement des instances représentatives du personnel.
À retenir : les seuils d’effectif ne sont pas les seuls critères. Certaines obligations dépendent également de l’activité, de la présence de risques particuliers ou de la situation de l’établissement.
MRH Antilles vous accompagne dans l’identification des exigences correspondant à votre situation.
Le périmètre
Quels affichages et registres devez-vous prévoir ?
1. Les affichages et informations obligatoires
L’employeur doit rendre accessibles aux salariés certaines informations relatives à leurs droits, à leur sécurité et à l’organisation du travail. Selon la situation de l’entreprise, cela peut notamment concerner :
- Les coordonnées de l’inspection du travail compétente.
- Les coordonnées du service de prévention et de santé au travail.
- Les numéros des services de secours et les consignes de sécurité applicables.
- Les informations relatives à la lutte contre les discriminations et au harcèlement.
- Les règles applicables en matière d’égalité professionnelle et de rémunération.
- Les informations relatives aux conventions et accords collectifs applicables.
- Les informations concernant la durée et l’organisation du travail, lorsque les règles applicables l’exigent.
- Les informations relatives au CSE et à ses représentants, selon les obligations applicables.
Pas toujours un affichage physique
Toutes ces informations ne doivent pas nécessairement prendre la forme d’un affichage physique : certaines peuvent être communiquées par un autre moyen autorisé, par exemple par voie électronique.
Nous vous aidons à identifier les informations à afficher, celles à communiquer autrement et les modalités à retenir pour votre entreprise.
2. Les registres et documents obligatoires
Plusieurs registres et documents doivent être tenus, mis à jour ou conservés par l’employeur, selon les obligations applicables. Notre accompagnement peut notamment porter sur :
Le registre unique du personnel
Il permet de recenser les salariés et certaines autres personnes accueillies dans l’entreprise, avec les mentions réglementaires requises. Il doit être ouvert dès l’embauche du premier salarié et tenu à jour.
Le document unique d’évaluation des risques professionnels (DUERP)
Ce document recense et évalue les risques professionnels auxquels les travailleurs peuvent être exposés. Il doit être élaboré et actualisé conformément aux règles applicables à l’entreprise.
Les registres liés à la santé et à la sécurité au travail
Selon les circonstances et les équipements présents, l’entreprise peut devoir tenir des registres spécifiques, notamment en matière de dangers graves et imminents, de vérifications de sécurité ou de suivi de certaines situations de travail.
Les documents relatifs au temps de travail
Selon l’organisation retenue, certains documents ou relevés doivent permettre de justifier le respect des règles applicables en matière de durée du travail, de repos et d’horaires.
Les documents relatifs au CSE
Lorsque l’entreprise est concernée, des documents spécifiques peuvent être nécessaires pour assurer le suivi du fonctionnement de l’instance et le respect des obligations associées.
Les autres documents réglementaires
D’autres registres ou documents peuvent être requis selon votre activité, vos effectifs, vos équipements ou votre organisation.
La liste applicable à votre entreprise doit être établie au regard de votre situation réelle. Certains documents sont obligatoires pour toutes les entreprises employant des salariés, tandis que d’autres ne s’imposent que dans des situations particulières.
Notre méthode
Notre accompagnement pour vos affichages et registres obligatoires
Réaliser un état des lieux de vos obligations
Nous faisons le point sur votre entreprise, son effectif, son activité et son organisation afin d’identifier les principales obligations documentaires qui lui sont applicables.
Cette étape permet de repérer les documents à prévoir, les informations à actualiser et les éventuels points de vigilance.
Vérifier vos affichages et informations salariés
Nous vous accompagnons dans la vérification des informations mises à disposition des salariés : contenu, actualisation, accessibilité et mode de communication.
L’objectif est de disposer d’informations cohérentes avec votre situation et les exigences réglementaires applicables.
Recenser et vérifier vos registres
Nous vous aidons à établir un inventaire des registres et documents nécessaires, à vérifier leur présence et à identifier les éléments à compléter ou à actualiser.
Nous pouvons également vous accompagner dans l’organisation de leur classement et de leur conservation.
Vous accompagner dans la mise à jour documentaire
En fonction de vos besoins, nous pouvons vous assister dans la préparation ou la mise à jour des supports documentaires, la recherche des informations nécessaires et l’organisation de leur diffusion.
Les documents concernés et le niveau d’intervention sont définis avec vous avant le démarrage de la mission.
Organiser le suivi dans la durée
La conformité documentaire ne se limite pas à un contrôle ponctuel. Les évolutions de l’effectif, de l’organisation du travail, de la réglementation ou des risques professionnels peuvent nécessiter une mise à jour des documents.
Nous pouvons vous aider à structurer un suivi adapté à votre entreprise afin d’anticiper les actualisations nécessaires et de limiter les oublis.
Notre valeur ajoutée
Pourquoi confier cette mission à MRH Antilles ?
La gestion des obligations documentaires peut rapidement devenir complexe, en particulier pour les entreprises qui ne disposent pas d’un service RH dédié.
Une approche adaptée à votre entreprise
Tenant compte de votre effectif et de votre organisation.
Une meilleure visibilité sur vos obligations
Grâce à un inventaire structuré des documents à prévoir.
Un gain de temps
En facilitant l’identification et l’organisation des supports nécessaires.
Une gestion documentaire plus rigoureuse
Avec une attention portée à l’actualisation et à l’accessibilité des informations.
Un accompagnement personnalisé
Défini selon vos besoins et les ressources dont vous disposez en interne.
Notre approche vise à vous aider à mieux maîtriser vos obligations RH et à structurer vos pratiques documentaires.
Sur mesure
Une prestation adaptée à votre effectif et à votre activité
Que vous soyez une TPE, une PME ou une entreprise disposant d’un service RH, vos besoins peuvent être différents.
Le périmètre de la mission est défini en amont afin de préciser les documents concernés, les actions à réaliser et les modalités d’accompagnement.
MRH Antilles adapte son accompagnement à votre situation, que vous souhaitiez :
- Faire un premier état des lieux de vos obligations.
- Vérifier vos affichages et vos registres existants.
- Mettre à jour vos documents.
- Organiser votre documentation RH.
- Structurer un suivi périodique de vos obligations.
Passez à l’action
Faites le point sur vos obligations RH
Vos affichages sont-ils à jour ? Vos registres sont-ils présents et correctement renseignés ? Votre documentation correspond-elle à l’effectif et à l’activité de votre entreprise ?
Ne laissez pas ces questions s’accumuler.
MRH Antilles vous accompagne dans l’identification et l’organisation de vos affichages et registres obligatoires afin de vous aider à gérer vos obligations RH avec méthode et sérénité.
Contactez-nous pour échanger sur votre situation et définir un accompagnement adapté à vos besoins.